Essendo l’estate il momento in cui per la maggior parte delle aziende si concentrano le ferie dei dipendenti, per le aziende diventa fondamentale organizzarsi per tempo.

Gestire le assenze dei dipendenti con una programmazione anticipata mediante un piano ferie concepito a regola d’arte appare imprescindibile. Come fare? Vediamolo insieme, soffermandoci su alcuni aspetti in particolare che si rivelano capaci di fare la differenza tanto per i datori di lavoro che per i dipendenti.

Quando predisporre il piano ferie

Quando si parla di pianificazione delle ferie, prima si agisce, meglio è.

Detto ciò, il momento ideale per predisporre il piano ferie è all'inizio dell'anno, molto prima dell'estate.

A occuparsi di questa operazione può essere sia il titolare dell'azienda sia un suo collaboratore di fiducia, come un dipendente dell'amministrazione. Questa prassi è comune soprattutto nelle piccole imprese.

Se invece è presente un responsabile delle risorse umane, sarà lui a occuparsi della gestione del piano ferie. Questa figura è particolarmente richiesta sia nelle PMI che nelle grandi aziende.

Per una gestione efficace, è consigliabile predisporre sia un piano ferie estivo che uno invernale, consentendo all'azienda e ai collaboratori di organizzarsi al meglio. I due piani dovrebbero essere presentati in due momenti differenti, con almeno sei mesi di anticipo.

L'importanza di coinvolgere i collaboratori

Per elaborare un piano ferie efficace, è fondamentale consultare un calendario per segnare le date di chiusura aziendale e confrontarsi con i dipendenti sulle restanti, affinché possano esprimere le loro preferenze.

Questo passaggio si rivela particolarmente cruciale e richiede alcune accortezze per garantire un'organizzazione ottimale nonché una comunicazione chiara e trasparente.

Un'ottima strategia è predisporre, insieme al piano ferie vero e proprio, un documento informativo che specifichi:

• I periodi in cui le assenze devono essere ridotte al minimo (ad esempio, nei momenti di maggiore intensità lavorativa).
• I reparti o le attività aziendali che non possono rimanere scoperti.
• La data entro la quale i dipendenti devono presentare le richieste di ferie.

Questa metodologia permette un'organizzazione più efficiente e migliora il clima sul luogo di lavoro; allo stesso tempo aumenta il senso di appartenenza e la motivazione dei dipendenti.

Il dipendente avrà inoltre la sensazione di essere una risorsa fondamentale per l’azienda, rafforzando così il proprio senso di appartenenza. Questo aspetto ridurrà significativamente la probabilità che possa cercare nuove opportunità presso aziende concorrenti. Si evita così un potenziale danno per l’impresa.

In questo contesto, è fondamentale costruire un rapporto solido con i dipendenti, incentivando da un lato la loro volontà di assumersi responsabilità e, dall’altro, lavorando sulla loro soddisfazione.

Come raggiungere questo obiettivo? Innanzitutto, garantendo un certo grado di autonomia: i collaboratori devono essere liberi di prendere decisioni, assumersi rischi e persino commettere errori. Dovranno però avere chiari gli obiettivi da raggiungere e disporre degli strumenti adeguati per farlo.

Approvazione e comunicazione delle ferie ai dipendenti: alcuni suggerimenti pratici

La tempestività è tutto quando si tratta di garantire un'organizzazione efficace di un’azienda. Occorre farsi trovare pronti a ricevere le richieste dei collaboratori e valutarle rapidamente, per poi decidere se approvarle o meno.

L'uso di un software dedicato può semplificare notevolmente questo processo, ad esempio inviando notifiche automatiche alla persona incaricata, che potrà visionare le richieste in tempo reale e fornire una risposta.

Prima di approvare una richiesta, è essenziale verificare che il dipendente abbia maturato un numero di ferie sufficiente. Sempre avvalendosi di un software dedicato, si ha modo di monitorare la situazione in tempo reale, evitando errori e risparmiando tempo.

Non ci sarà bisogno, infatti, né di dare un’occhiata alla busta paga né tanto meno confrontarsi con il consulente per ricevere delucidazioni in merito.

Infine, è consigliabile applicare criteri di approvazione uniformi per tutti i dipendenti, evitando favoritismi e malcontenti. Se un periodo è particolarmente richiesto, si può adottare un sistema di rotazione. Il criterio prescelto andrà condiviso con le risorse, nella più totale trasparenza.

Se si dovessero negare delle ferie, è importante fornire una motivazione chiara. Eventuali revoche devono essere limitate a casi eccezionali, poiché il dipendente potrebbe avere diritto a un risarcimento, come stabilito da diverse sentenze.

Puoi ricevere le notizie de loStrillone.tv direttamente su Whats App. Memorizza il numero 334.919.32.78 e inviaci il messaggio "OK Notizie"